Riunioni di lavoro e trattamento privacy

Anche le riunioni di lavoro da remoto, se registrate, richiedono l’informativa sul trattamento dati.

Questo dunque è quanto emerge dal parere fornito dal Garante per la protezione dei dati personali al Consiglio di Stato che gli aveva chiesto di esprimersi circa le questioni concernenti la riservatezza e la disciplina in materia di protezione dei dati personali connesse alle registrazioni delle tele-riunioni.

Il tema dunque è quello delle riunioni di lavoro che sempre più spesso sono organizzate su piattaforme digitali al fine di garantire la partecipazione a distanza vuoi per ragioni sanitarie, vuoi per ragioni di comodità/praticità.

Dal momento che per dato personale si intende “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (…)” anche le foto o registrazioni video rientrano a piano titolo in questa classificazione ragion per cui, anche in questo contesto, il corretto utilizzo dei predetti strumenti è sempre subordinato al rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali.

Ecco quindi che diventa fondamentale una precisazione; se infatti la tele-riunione non viene registrata non si configura neppure una conservazione d’immagini pertanto la gestione privacy avverrà mediante le policy dal fornitore del servizio o della piattaforma digitale, ma nel caso  in cui vi fosse l’interessi di procedere con la registrazione dell’incontro virtuale, ecco dunque che il Garante evidenzia l’obbligo in capo al Titolare del trattamento (organizzatore/datore di lavoro) di fornire agli interessati (partecipanti) una specifica informativa.

In essa quindi dovrà essere esplicitate tra le altre cose anche: la base giuridica (ossia ciò che rende lecita quella raccolta d‘informazioni), i tempi di conservazione delle immagini e le finalità per le quali le stesse sono state raccolte. Se nei soggetti pubblici la base giuridica del trattamento è individuabile nell'esecuzione di un interesse pubblico, nel caso dei privati il fondamento giuridico sarà individuabile nel consenso o nel legittimo interesse alla ripresa.

Successivamente sarà necessario anche individuare i soggetti che avranno accesso alle registrazioni, tutti aspetti la cui disciplina è rimessa al Titolare del trattamento.

Come sempre questa è solo un’introduzione all’argomento, se intendi utilizzare questi strumenti o desideri qualche approfondimento in ambito privacy i nostri consulenti sono a disposizione per forniti un valido supporto.

Fonti: Parere al Consiglio di Stato in ordine alla registrazione delle riunioni... - Garante Privacy

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