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Whistleblowing: cos'è e come adeguarsi alla normativa

Il whistleblowing è la segnalazione di illeciti o irregolarità scoperti nel contesto di lavoro, fatta attraverso canali che proteggono l'identità di chi segnala. Enti pubblici, imprese con almeno 50 dipendenti e aziende con modello 231 devono avere un canale di segnalazione e una procedura per gestirlo.

Obbligo in vigore dal
17 dicembre 2023
Enti e aziende con +50 dipendenti
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videosorveglianza

Consulenza Whistleblowing: cosa facciamo per te

Avere una piattaforma non basta. Le segnalazioni vanno ricevute, gestite e archiviate rispettando tempi precisi, riservatezza e GDPR. Ti affianchiamo in ogni passaggio, con lo sguardo di chi fa il DPO ogni giorno.

  • Analisi iniziale: verifichiamo se la tua organizzazione è obbligata e cosa manca rispetto al D.Lgs. 24/2023 e alle Linee guida ANAC.
  • Scelta del canale di segnalazione: ti aiutiamo a scegliere una piattaforma informatica adatta, con crittografia, e a predisporre il canale orale.
  • Procedura di whistleblowing: scriviamo la policy e la procedura operativa, compresi i passaggi per non rendere riconoscibile chi segnala durante le verifiche.
  • Documenti privacy: informativa per i segnalanti, registro dei trattamenti, nomine e autorizzazioni, accordi con il fornitore della piattaforma (art. 28 GDPR).
  • DPIA: valutiamo i rischi per i dati personali trattati, come richiesto dalla normativa.
  • Informativa ai sindacati: ti supportiamo nella comunicazione preventiva alle rappresentanze sindacali.
  • Formazione: prepariamo il gestore delle segnalazioni e informiamo il personale su come e quando segnalare.
  • Verifica periodica: controlliamo nel tempo che il sistema funzioni e sia aggiornato alle nuove indicazioni di ANAC.
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Cos'è il whistleblowing: il significato in parole semplici

La parola arriva dall'inglese to blow the whistle, "soffiare nel fischietto". Il whistleblower, in italiano "segnalante", è la persona che si accorge di un illecito sul lavoro e lo fa emergere.

Un esempio concreto: un'impiegata amministrativa nota che alcune fatture vengono modificate per spostare costi da un anno all'altro. Invece di tacere per paura, lo segnala tramite il canale aziendale. Chi gestisce il canale verifica i fatti, e lei è protetta da ritorsioni.

Per l'azienda il whistleblowing è un sistema di allarme interno. Permette di scoprire e correggere un problema prima che diventi un danno economico, legale o d'immagine.

Chi può segnalare? Non solo i dipendenti. La tutela vale anche per collaboratori, lavoratori autonomi, consulenti, fornitori, tirocinanti, volontari, soci e componenti degli organi di amministrazione e controllo. Vale anche durante una selezione, il periodo di prova o dopo la fine del rapporto.

Cosa si può segnalare? Violazioni di norme nazionali o europee che danneggiano l'interesse pubblico o l'integrità dell'ente: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, violazioni del modello 231, frodi, corruzione, violazioni in materia di ambiente, appalti, privacy o sicurezza dei prodotti. Non rientrano le lamentele che riguardano solo il proprio rapporto di lavoro, come un conflitto con il responsabile.

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Chi deve attivare un sistema di whistleblowing

L'obbligo è pienamente in vigore dal 17 dicembre 2023. Devono avere un canale di segnalazione interno:

  • tutti gli enti pubblici;
  • le imprese private che nell'ultimo anno hanno avuto in media almeno 50 dipendenti;
  • le imprese che hanno adottato un modello organizzativo 231, anche con meno di 50 dipendenti;
  • le imprese che operano in settori regolati dalla UE (ad esempio servizi finanziari, prevenzione del riciclaggio, sicurezza dei trasporti, tutela dell'ambiente), anche con meno di 50 dipendenti.

Le imprese fino a 249 dipendenti possono condividere il canale e la sua gestione con altre realtà, mantenendo però le proprie responsabilità.

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Come funziona una procedura di whistleblowing

Una procedura di whistleblowing stabilisce chi riceve le segnalazioni, come le gestisce e in quali tempi. Questi sono i passaggi richiesti dal D.Lgs. 24/2023:

  1. Canale di segnalazione interno. Deve permettere segnalazioni scritte (di solito tramite piattaforma online crittografata) e orali (linea telefonica o messaggistica vocale). Su richiesta, il segnalante può chiedere un incontro di persona. Prima di attivarlo vanno informate le rappresentanze sindacali.
  2. Gestore delle segnalazioni. Può essere una persona o un ufficio interno, oppure un soggetto esterno. Deve essere autonomo, formato e senza conflitti di interesse.
  3. Avviso di ricevimento entro 7 giorni. Il segnalante deve sapere che la sua segnalazione è arrivata.
  4. Verifiche. Il gestore valuta se la segnalazione è fondata, può chiedere integrazioni e svolge le verifiche senza rivelare, nemmeno indirettamente, chi ha segnalato.
  5. Riscontro entro 3 mesi. Il segnalante riceve una risposta su come è stata gestita la segnalazione.
  6. Conservazione per massimo 5 anni. Segnalazioni e documenti si conservano per il tempo necessario e comunque non oltre cinque anni dalla comunicazione dell'esito.

In alcuni casi il segnalante può rivolgersi direttamente al canale esterno di ANAC: per esempio se il canale interno non esiste o non funziona, se la segnalazione interna non ha avuto seguito o se teme ritorsioni.

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Normativa sul whistleblowing: le tappe principali

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Il whistleblowing tocca anche la privacy: chi gestisce le segnalazioni tratta dati personali, spesso delicati. Per questo servono informativa, DPIA e regole di accesso conformi al GDPR.

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Sanzioni whistleblowing: cosa si rischia

ANAC può applicare sanzioni amministrative:

  • da 10.000 a 50.000 euro se mancano il canale o la procedura, se la procedura non è conforme o se le segnalazioni non vengono verificate;
  • da 10.000 a 50.000 euro in caso di ritorsioni, ostacoli alla segnalazione o violazione della riservatezza;
  • da 500 a 2.500 euro al segnalante, quando è accertata la sua responsabilità civile per diffamazione o calunnia con dolo o colpa grave.

Le sanzioni possono colpire anche le singole persone che gestiscono le segnalazioni, non solo l'azienda.

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Le tutele per chi segnala

Riservatezza. L'identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo consenso. E non basta omettere il nome: con la delibera n. 344/2026 ANAC ha sanzionato i gestori di un'azienda privata perché le informazioni condivise durante le verifiche permettevano di capire chi aveva segnalato. Leggi il nostro approfondimento sulla delibera.

Divieto di ritorsioni. Licenziamenti, demansionamenti, trasferimenti o note di demerito legati alla segnalazione sono nulli. La protezione si estende a chi aiuta il segnalante (il "facilitatore"), ai colleghi e ai familiari coinvolti.

Motivi personali irrilevanti. Conta cosa si segnala, non perché. Basta avere fondati motivi per ritenere vere le informazioni al momento della segnalazione: non serve la prova dell'illecito.

Segnalazioni anonime. Sono ammesse. Se in seguito il segnalante viene identificato, ha diritto alle stesse tutele.

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